Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Arena Gliwice w nocy
Węzeł Sośnica o zmierzchu
Stare Miasto z lotu ptaka
Arena Gliwice w dzień
Radiostacja na tle miasta
Strona Główna / Karty informacyjne / Obowiązek meldunkowy - forma elektroniczna

Obowiązek meldunkowy - forma elektroniczna

Szanowni Państwo, informujemy, że kasy Urzędu Miejskiego w Gliwicach zostały zlikwidowane.


Opis:

Realizacja obowiązku meldunkowego w formie dokumentu elektronicznego

Co powinienem wiedzieć?

Obowiązek meldunkowy można dopełnić w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Do realizacji obowiązku meldunkowego w formie dokumentu elektronicznego niezbędne jest posiadanie skrzynki kontaktowej na Platformie ePUAP lub SEKAP.

W formie dokumentu elektronicznego można zrealizować następujące obowiązki meldunkowe:

Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy.
Osoba meldująca się na pobyt stały lub czasowy w formie dokumentu elektronicznego dokonuje tego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania urzędowego poświadczenia odbioru.

Do formularza należy dołączyć:

  • dokument elektroniczny potwierdzający jej tytuł prawny do lokalu, a w razie niemożności jego uzyskania – odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu,
  • osoba nieposiadająca tytułu prawnego do lokalu dołącza do formularza dokument elektroniczny zawierający oświadczenie właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu potwierdzające pobyt w lokalu oraz dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego właściciela lub podmiotu, a w razie niemożności ich uzyskania – odwzorowanie cyfrowe tych dokumentów.

Uwaga!
Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności umowa cywilnoprawna, odpis z księgi wieczystej albo wyciąg z działów I, II księgi wieczystej, decyzja administracyjna lub orzeczenie sądu.

Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu albo odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, dołączony do formularza składanego drogą elektroniczną, przechowywany jest w organie dokonującym zameldowanie, wyłącznie do czasu zakończenia czynności meldunkowych.

Wymeldowanie z miejsca pobytu stałego lub czasowego.

Osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego lub czasowego przed upływem deklarowanego okresu pobytu obowiązana jest wymeldować się w organie gminy właściwym dla dotychczasowego miejsca pobytu stałego lub czasowego.

Uwaga!
Jeżeli termin pobytu czasowego odpowiada okresowi zgłoszonemu przy zameldowaniu, osoba opuszczająca miejsce tego pobytu jest zwolniona z obowiązku wymeldowania się.

Osoba dokonuje wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru.


Zgłoszenie wyjazdu z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Obywatel polski, który wyjeżdża z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd. Zgłoszenie takiego wyjazdu skutkuje wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego i czasowego (o ile je posiadał).
Obywatel polski dokonuje zgłoszenia wyjazdu z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru.

Uwaga!
Zgłoszenie wyjazdu z kraju dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia miejsca pobytu stałego lub czasowego.

Zgłoszenie wyjazdu z kraju bez zamiaru stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, na okres dłuższy niż 6 miesięcy.

Obywatel polski, który wyjeżdża z kraju bez zamiaru stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd.
Obywatel polski dokonuje zgłoszenia wyjazdu z kraju bez zamiaru stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru.

Uwaga!
Zgłoszenie takiego wyjazdu z kraju dokonuje się najpóźniej w dniu opuszczenia miejsca pobytu stałego lub czasowego.

Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy.

Obywatel polski, który wyjechał poza granice Rzeczypospolitej Polskiej, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest obowiązany zgłosić swój powrót.
Obywatel polski dokonuje zgłoszenia powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej w formie dokumentu elektronicznego na formularzu umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania przez osobę urzędowego poświadczenia odbioru.

Kto może załatwić sprawę?

Obowiązek meldunkowy w formie dokumentu elektronicznego może dopełnić osoba posiadająca:

  • skrzynkę podawczą na Platformie ePUAP lub SEKAP, z której wiadomość zostanie uwierzytelniona za pomocą ważnego podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz pełną zdolność do czynności prawnej.

Uwaga: Za osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych obowiązek wymeldowania z pobytu stałego lub czasowego wykonuje jej przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny lub inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia w formie dokumentu elektronicznego.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony, o czym wnioskodawca zostanie powiadomiony.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

  1. Wniosek o zameldowanie na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące w formie dokumentu elektronicznego na stronie obywatel.gov.pl
    - wypełniony elektronicznie formularz.
    lub
  2. Wniosek o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego w formie dokumentu elektronicznego na platformie epuap
    - wypełniony elektronicznie formularz.
    lub
  3. Wniosek o wymeldowanie z miejsca pobytu czasowego w formie dokumentu elektronicznego na platformie epuap
    - wypełniony elektronicznie formularz.
    lub

  4. Wniosek o zgłoszenie wyjazdu poza granice rzeczypospolitej polskiej w formie dokumentu elektronicznego na platformie epuap
    - wypełniony elektronicznie formularz.
    lub

  5. Wniosek o zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice rzeczypospolitej polskiej w formie dokumentu elektronicznego na platformie epuap
    - wypełniony elektronicznie formularz.
     

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego lub czasowego – bez opłaty.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Założyć profil zaufany na platformie ePUAP.
Jak uzyskać profil zaufany? – patrz szczegółowy opis.

Krok 2
Wypełnić wniosek w zależności od rodzaju zgłoszenia:

- zameldowanie na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące w formie dokumentu elektronicznego na stronie obywatel.gov.pl
lub
- wymeldowanie z miejsca pobytu stałego w formie dokumentu elektronicznego na platformie ePUAP.
lub
- wymeldowanie z miejsca pobytu czasowego w formie dokumentu elektronicznego na platformie ePUAP.
lub
- zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej w formie dokumentu elektronicznego na platformie ePUAP.
lub
- zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej w formie dokumentu elektronicznego na platformie ePUAP.

Wnioski dostępne są w punkcie "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty".

Krok 3
Uwierzytelnić pismo za pomocą podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Krok 4
Wysłać elektronicznie pismo wraz z załącznikami do urzędu.

Krok 5
Otrzymać urzędowe poświadczenie odbioru z elektronicznej skrzynki podawczej urzędu.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Biuro Obsługi Interesantów – Informacja / Wydział Spraw Obywatelskich - pokój nr 216, II piętro budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach.

Telefony:

  • Informacja BOI: (32) 239 11 65 lub (32) 239 12 54.
  • Wydział Spraw Obywatelskich: (32) 238 54 18.

E-mail: so@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Uwierzytelnione zgłoszenie meldunkowe w formie dokumentu elektronicznego można złożyć poprzez skrzynkę kontaktową na Platformie ePUAP lub obywatel.gov.pl:
- Zgłoszenie zameldowania na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące
- Zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego
- Zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego
- Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
- Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej

Możliwość załatwienia sprawy elektronicznie

Tak, sprawę można załatwić w pełni elektronicznie.

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

  1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 510).
  2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz.U. z 2017 r., poz. 2411 z późn. zm.),
  3. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U z 2019 r. poz. 700 z późn. zm.),
  4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 180),
  5. Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 162),
  6. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.).
     

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego.

Tryb odwoławczy

Tryb odwoławczy nie występuje.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

Tożsamość administratora

Administratorami są:

  1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie i rozwój rejestru PESEL;
  2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul. Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL;
  3. Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) przy ul. Zwycięstwa 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować poprzez adres mail so@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych,  z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Administrator – Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO) w związku z przepisem szczególnym ustawy:

przez Prezydenta Miasta Gliwice - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców, udostępniania z niego Pani/Pana danych, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach realizacji obowiązku meldunkowego – na podstawie art. 6a, art. 10, art. 11, art. 31, art. 35 oraz art. 50 ust. 1 pkt 2 ustawy o ewidencji ludności;

przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL – na podstawie art. 2, art. 5 ust. 3 i 4 oraz art. 6 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności.

Odbiorcy danych
Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

  • Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
  • Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji;
  • podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców – COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

  1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
  2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
  3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody Pani /Pana zgody;
  4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

  • Prezydenta Miasta Gliwice – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
  • Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
  • Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gliwice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo.
Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. Dz.U. Nr 14, poz. 67):

  • dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
  • dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
  • dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 531 03 00.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

  • kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska;
  • organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
  • organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
  • wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport,
  • wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu  lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

Wydział:

Wydział Spraw Obywatelskich

Kategoria sprawy:

SO - Sprawy meldunkowe

Numer karty

SO.61/U
Metryczka informacji
Podmiot udostępniający informacjęUrząd Miejski w Gliwicach
Informację wytworzył lub odpowiada za treśćDamian Cichorz
Data wytworzenia informacji2020-07-27 11:20:25
Informację wprowadził do BIPAlicja Banach
Data udostępnienia informacji w BIP2020-07-27 11:20:25
Dokonano anonimizacjiNIE
Rejestr zmian dokumentu
Lp.Typ operacjiImię i nazwiskoData operacji
1Utworzenie dokumentuAlicja Banach27-07-2020 11:20:25