nr kor. UM.1337342.2021

Odpowiedź na zapytania do specyfikacji warunków zamówienia

        Zgodnie z art. 135 ust. 6 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w związku ze złożonym zapytaniem do treści specyfikacji warunków zamówienia w imieniu Zamawiającego udzielam następujących wyjaśnień:  

Pytanie nr 5: Dotyczy § 17 umowy - Zwracamy uwagę Zamawiającego na fakt, że wysokie wymaganie dotyczące naliczania kar. Wykonawca nie może stać w pozycji dyskryminowanej, co oznacza zapis 50% za wygórowany, dlatego Wykonawca wnioskuje o zmianę zapisu na 20%. Dlatego wnioskujemy o usuniecie wskazanego zapisu. Jednocześnie zwracamy się z prośbą o uzupełnienie zapisów o informacje, że kary umowne nie będą naliczane w przypadku, gdy brak realizacji warunków umowy przez Wykonawcę będzie następstwem siły wyższej lub nieupoważnionego działania osób trzecich na które to zdarzenia Wykonawca nie ma wpływu. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie. Zamawiający zwraca uwagę, że limit 20% dotyczy kary za odstąpienie od umowy i jest taki sam dla Wykonawcy i Zamawiającego. Limit 50% dotyczy z kolei łącznej wysokości kar umownych naliczonych wobec Wykonawcy z tytułów wskazanych w § 17 ust. 1 pkt. 2)-21) wzoru umowy.

Pytanie nr 6: Prosimy o podanie jaka jest treść oświadczenia wskazanego w § 2 ust. 6 umowy? Odpowiedź: Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do wzoru umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ). Zamawiający sprecyzuje zapis w drodze stosownej modyfikacji.

Pytanie nr 7: W § 3 ust. 1 umowy wskazano odwołanie do § 1 ust. 2 lit b) – prosimy o informację o jaki dokument chodzi? (w umowie głównej go nie ma). Odpowiedź: Zamawiający skoryguje niewłaściwe odwołanie w drodze stosownej modyfikacji zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ).

Pytanie nr 8: W § 3 ust. 2 umowy nie uzupełniono kategorii i rodzajów powierzanych danych osobowych – zwracamy się z prośbą o uzupełnienie.

 

Odpowiedź: Kategorie i rodzaj powierzonych danych osobowych zostaną uzupełnione na etapie podpisywania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych - po określeniu danych niezbędnych do pobierania od klientów przez operatora (Wykonawcę). Na obecnym etapie Zamawiający wskazuje jedynie następującą kategorię i rodzaj danych: „imię i nazwisko osoby korzystającej z roweru” i dokona stosownej modyfikacji zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ).

Pytanie nr 9: Prosimy o wskazanie w jaki sposób ma zostać zrealizowany, kiedy i w jakim zakresie obowiązek wskazany w § 4 ust. 5 pkt b) umowy - przekazywanie Administratorowi informacji dotyczących stosowanych środków zabezpieczenia danych osobowych? Odpowiedź: Zamawiający zmieni część zapisu w § 4 ust. 5 pkt b) w drodze stosownej modyfikacji zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ).

Pytanie nr 10: W § 4 ust. 5 pkt i) umowy prosimy o doprecyzowanie, że chodzi o art. 30 ust. 2 RODO. Odpowiedź: Zamawiający doprecyzuje zapis we wskazany sposób w drodze stosownej modyfikacji zapisów umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ).

Pytanie nr 11: W §10 ust. 4 umowy wskazano na 2 załączniki – prosimy o ich udostepnienie. Odpowiedź: Załączniki znajdują się w pliku umowy powierzenia danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ) - załącznik nr 1- str. 6, załącznik nr 2 – str. 7.

Pytanie nr 12: Wykonawca wnosi aby do umowy dodać postanowieni o tzw. udostępnieniu danych osobowych personelu/przedstawicieli Stron. Oczywistym jest bowiem, że do takiego udostępnienia dojdzie, a w wyniku tego Strony staną się niezależnymi administratorami w/w danych osobowych. Poniżej propozycja zapisów, które mogą zostać zmienione poprzez dostosowanie ich do faktycznych relacji pomiędzy Stronami: Wzajemne udostępnienie danych osobowych pracowników i współpracowników Stron. 1) W celu wykonania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane swoich pracowników i współpracowników zaangażowanych w wykonywanie Umowy w celu umożliwienia utrzymywania bieżącego kontaktu przy wykonywaniu Umowy, a także – w zależności od specyfiki współpracy - umożliwienia dostępu fizycznego do nieruchomości drugiej Strony lub dostępu do systemów teleinformatycznych drugiej Strony. 2) W celu zawarcia i wykonywania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane osobowe osób reprezentujących Strony, w tym pełnomocników lub członków organów w celu umożliwienia kontaktu między Stronami jak i weryfikacji umocowania przedstawicieli Stron. 3) Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w ppkt 1) oraz 2) powyżej, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność. 4) Strony wzajemnie przekażą swoim pracownikom i współpracownikom treść określonych przez drugą Stronę Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, przed udostępnieniem ich danych osobowych drugiej Stronie, udokumentują to przekazanie, a także będą przechowywały dokumentację przekazania w sposób zapewniający jej dostępność oraz integralność przez czas trwania Umowy, a także 5 lat dłużej. 5) Jeśli Koordynator Umowy Strony nie wskaże inaczej w formie pisemnej, elektronicznej lub e-mailowej, druga Strona, w wykonaniu obowiązku z ppkt 4), powinna użyć treści Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, dostępnej na stronie www.______________________(wersja Wykonawcy), www.__________ (wersja Zamawiającego). Odpowiedź: Zamawiający dokona modyfikacji zapisów umowy (ZAŁĄCZNIK NR 6 do SWZ) oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (ZAŁĄCZNIK NR 12 do SWZ), wprowadzając paragraf poświęcony wzajemnemu udostępnianiu danych osobowych pracowników i współpracowników Stron, częściowo wykorzystując propozycję pytającego Wykonawcy.

Pytanie nr 13: Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 b) - Czy Zamawiający dopuszcza zastosowanie wyższej wysokości ograniczenia (np. wysokości 5 000 PLN) w polisie złożonej przez Wykonawcę, jeśli Wykonawca posiada ogólne ubezpieczenie dla tego typu kontraktów z dużo wyższą kwotą ubezpieczenia i polisa pomimo zastosowanej franszyzy (ograniczenia) przejmuje likwidację szkód w całości tj. wypłata na rzecz poszkodowanego następuje bez potrącenia ograniczenia tzw. franszyzy redakcyjnej czy franszyzy integralnej? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 14: Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 d) - Czy Zamawiający dopuszcza przedłożenie innego dokumentu tj. np. certyfikatu do polisy ubezpieczenia lub tzw. noty pokrycia wystawionych przez Ubezpieczyciela potwierdzających zawarcie wymaganego ubezpieczenia w miejsce kopii umowy lub polisy ubezpieczenia, o których mowa we wzorze umowy – załącznik nr 6 do SWZ §15 ustęp 3 d)? Odpowiedź: Zamawiający nie dopuszcza złożenia innych dokumentów wystawionych przez Ubezpieczyciela w miejsce kopii umowy lub polisy ubezpieczenia, o których mowa we wzorze umowy §15 ustęp 3 lit. d).

Pytanie nr 15: Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 d) - Czy Zamawiający dopuszcza zmianę terminu, o którym mowa we wzorze umowy – załącznik nr 6 do SWZ §15 ustęp 3 d) na przedłożenie kolejnych dokumentów ubezpieczenia z: 3 robocze dni przed wygaśnięciem poprzedniej umowy ubezpieczenia na 3 dni robocze po wygaśnięciu poprzedniej umowy ubezpieczenia, pod warunkiem zobowiązania Wykonawcy do utrzymania ciągłości ubezpieczenia? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 16: Czy Zamawiający dopuści modyfikację § 4 ust. 1 projektu umowy w następujący sposób: Uruchomienie w pełni funkcjonalnego i dostępnego dla klientów systemu GRM nastąpi od dnia 01.04.2022 r. w lokalizacjach wskazanych przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu Zamówienia dla 30 stacji rowerowych oraz w lokalizacjach zaproponowanych przez Wykonawcę (a zatwierdzonych przez Zamawiającego) dla dodatkowych stacji rowerowych zaoferowanych w ramach kryterium wyboru oferty z zastrzeżeniem, że umowa zostanie podpisana do dnia 31.01.2022 r. W przypadku, gdy umowa zostanie podpisana po dniu 31.01.2022 r. termin uruchomienia systemu GRM ulegnie odpowiedniemu wydłużeniu. Uzasadnienie: Celem proponowanej modyfikacji jest zapewnienie Wykonawcy minimalnego czasu od daty podpisania umowy na wykonanie czynności niezbędnych do uruchomienia systemu. Wykonawca nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji związanych z ewentualnym wydłużeniem procedury przetargowej/opóźnieniem zawarcia umowy z przyczyn nie leżących po jego stronie. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie. Przesłanki zmiany umowy w zakresie terminu realizacji określono w § 20 ust. 3 pkt 1) wzoru umowy (ZAŁĄCZNIK NR 6 do SWZ).

 

  Z poważaniem Katarzyna Ługowska Zastępca Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych