Pytanie nr 4: Dot. Par. 17 ust. 1 Umowy Czy Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji § 17 Umowy, poprzez dodanie ust. 1A o następującej treści: „naliczenie kar umownych zostanie poprzedzone przeprowadzeniem postępowania reklamacyjnego zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa”? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 5: Dot. Par. 17 ust. 1 Umowy Czy Zamawiający dopuszcza obniżenie o połowę wysokości kar umownych określonych w § 17 ust. 1 projektu Umowy? Kary przewidziane przez Zamawiającego mogą mieć charakter kar rażąco wygórowanych. Wysokość zastrzeżonych kar w niektórych przypadkach może nawet kilkukrotnie przekraczać przychód z tytułu dostawy konkretnego urządzenia, czy świadczenia dane usługi. Kary umowne stanowią najistotniejsze ryzyko związane z realizacją kontraktu, które musi być uwzględnione przez Wykonawcę przy kalkulacji wynagrodzenia i może wypłynąć na cenę usług zaproponowaną w ofercie. Zdaniem Wykonawcy Interes Zamawiającego będzie należycie zabezpieczony nawet przy obniżonych karach, gdyż Zamawiający zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego ponad kary umowne. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 6: Dot.Par. 17 ust. 1 pkt 17) Umowy Czy Zamawiający wyrazi zgodę na modyfikację postanowienia w taki sposób, iż zamiast sformułowania „z przyczyn zależnych od Wykonawcy” zostanie zastąpione sformułowaniem „z winy Wykonawcy? Należy zwrócić uwagę iż powyższa zmiana dotyczy konsekwentnego posługiwania się przy pozostałych karach pojęciem zwłoki” Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 7: Dot. Par. 17 ust. 4 Umowy – pełn Czy Zamawiający potwierdzi, iż maksymalna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona maksymalnie do wysokości należnego wynagrodzenia, określonego w Umowie?” Odpowiedź: Zamawiający nie potwierdza, iż maksymalna odpowiedzialność odszkodowawcza Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona maksymalnie do wysokości należnego wynagrodzenia, określonego w Umowie. Zasady odpowiedzialności Wykonawcy określa wzór umowy, w szczególności §17.

Pytanie nr 8: Dot. Par. 17 ust. 4 Umowy – pełna odpowiedzialność Czy Zamawiający potwierdzi, iż jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania wyłącznie do wysokości poniesionej szkody, a z wyłączeniem utraconych korzyści? Wykonawca zwraca uwagę iż udowodnienie utraconych korzyści w postępowaniu sądowym jest niezwykle trudne niemniej jednak na bardzo szeroki zakres żądań jakich może żądać w związku z nimi Zamawiający koniecznym będzie wliczenie takiego ryzyka w kalkulację cenową oferty Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 9: Dot. Par. 17 ust. 3 Umowy Czy Zamawiający wyrazi zgodę na modyfikację postanowienia zgodnie z poniższym brzmieniem? „W przypadku nie dotrzymania przez Zamawiającego terminu zapłaty faktury Wykonawcy przysługuje prawo naliczenia odsetek od transakcji handlowych za każdy dzień opóźnienia”? Powyższa propozycja jest zgodna zgodnie z treścią art. 481 ustawy – kodeks cywilny. Odpowiedź: Zamawiający dokona modyfikacji wzoru umowy zgodnie z wnioskiem Wykonawcy.

Pytanie nr 10: Dot. Par. 17 ust. 5 Umowy Zamawiający przewidział dla siebie prawo do potrącania kwoty kar umownych z należnego wynagrodzenia Wykonawcy. W związku z powyższym zauważyć należy, iż działanie Zamawiającego oparte na ww. prawie doprowadzić może nie tylko do poważnych nieporozumień pomiędzy Stronami Umowy, a także może wywrzeć negatywny skutek na przebieg realizacji zamówienia. Niejednokrotnie bowiem zarówno sam fakt wystąpienia zdarzenia, skutkującego naliczeniem kar umownych, jak i ustalenie wysokości kary umownej, może być sporny. W takiej sytuacji niezbędne wydaje się podjęcie przez Strony Umowy działań zmierzających nie tylko, do ustalenia przesłanek skutkujących powstaniem roszczenia, ale także czynników wpływających na ich wysokość. Niczym nieograniczone jednostronne prawo do naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego wynagrodzenia, godzi nie tylko w interes Wykonawcy, ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy potrącone kary umowne zostały naliczone prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację przedmiotowego postanowienia, tak, aby możliwość potrącania kar umownych przez Zamawiającego, nie była jednostronną czynnością Zamawiającego, a wymagała zgody obu Stron, w tym Wykonawcy? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 11: Dot. Par. 17 ust. 6 Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację postanowienia w taki sposób, iż wartość odpowiedzialności Wykonawcy z tytułu kar umownych zostanie ograniczona do 20 % wartości Umowy brutto? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 12: W związku ze wskazaniem w umowie, że jego elementem będzie realizacja usług szkoleniowych (Wykonawca przeszkoli wskazanych pracowników Zamawiającego w zakresie użytkowania urządzeń systemu GRM oraz kontroli i pozyskiwania danych z systemu informatycznego do obsługi systemu GRM), prosimy o wyjaśnienie czy w związku z tym Zamawiający widzi konieczność uregulowania kwestii przetwarzania danych osobowych uczestników takich szkoleń (prosimy o ewentualne przedstawienie propozycji takich regulacji)? Innymi słowy czy realizacja szkoleń będzie wiązała się z przetwarzaniem przez Wykonawcę danych osobowych, których administratorem jest Zamawiający – zakładamy bowiem, że jest też możliwe przeprowadzenie szkolenia bez konieczności przekazywania Wykonawcy danych osobowych osób biorących w nich udział (bez tworzenia list uczestników, etc.). Odpowiedź: Zamawiający informuje, że możliwe jest zorganizowanie szkoleń bez przekazywania list uczestników i bez drukowania zaświadczeń o szkoleniu przez wykonawcę, co nie spowoduje konieczności zawierania umowy powierzenia w tym zakresie.

Pytanie nr 13: W nawiązaniu do § 12 umowy (Administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi jest Zamawiający, który w drodze odrębnej umowy, powierzy ich przetwarzanie Wykonawcy.), Wykonawca wnosi o przedstawienie odrębnej umowy powierzenia danych osobowych, w celu zapoznania się przez Wykonawcę. Odpowiedź: Zamawiający w drodze modyfikacji SWZ doda do SWZ załącznik nr 16 – wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Pytanie nr 14: W związku ze wskazaniem w § 16 umowy o kontrolach, Wykonawca wnosi, aby doprecyzować, że jakiekolwiek kontrole mogą zostać przeprowadzone po spełnieniu następujących warunków: a) Wykonawca zostanie uprzedzony o planowanym przeprowadzeniu kontroli (na 10 dni przed); b) Zamawiający przekaże Wykonawcy zakres i cel kontroli; c) kontrola będzie mogła być przeprowadzona wyłącznie po podpisaniu przez przedstawicieli Zamawiającego stosownych oświadczeń o zachowaniu poufności; d) kontrola będzie prowadzona wyłącznie w obecności upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy; e) kontrola może być prowadzona nie częściej niż raz w roku; f) kontrola może być prowadzona wyłącznie w dniach roboczych i w godzinach zwykłego funkcjonowania Wykonawcy. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 15: Wykonawca wnosi, aby do umowy dodać postanowienia o tzw. udostępnieniu danych osobowych personelu/przedstawicieli Stron. Oczywistym jest bowiem, że do takiego udostępnienia dojdzie (Komparycja stron – reprezentacja stron, § 20 umowy – koordynatorzy stron), a w wyniku tego Strony staną się niezależnymi administratorami w/w danych osobowych. Pomiędzy Stronami umowy dojdzie do wymiany danych osobowych personelu Stron, co na gruncie zasad ochrony danych osobowych określane jest ich „udostępnieniem” (pomiędzy dwoma niezależnymi administratorami). Poniżej propozycja zapisów. Wykonawca wnosi o dopisanie: 1) W celu wykonania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane swoich pracowników i współpracowników zaangażowanych w wykonywanie Umowy w celu umożliwienia utrzymywania bieżącego kontaktu przy wykonywaniu Umowy, a także – w zależności od specyfiki współpracy - umożliwienia dostępu fizycznego do nieruchomości drugiej Strony lub dostępu do systemów teleinformatycznych drugiej Strony. 2) W celu zawarcia i wykonywania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane osobowe osób reprezentujących Strony, w tym pełnomocników lub członków organów w celu umożliwienia kontaktu między Stronami jak i weryfikacji umocowania przedstawicieli Stron. 3) Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w ppkt 1) oraz 2) powyżej, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność. 4) Strony wzajemnie przekażą swoim pracownikom i współpracownikom treść określonych przez drugą Stronę Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, przed udostępnieniem ich danych osobowych drugiej Stronie, udokumentują to przekazanie, a także będą przechowywały dokumentację przekazania w sposób zapewniający jej dostępność oraz integralność przez czas trwania Umowy, a także 5 lat dłużej. 5) Jeśli Koordynator Umowy Strony nie wskaże inaczej w formie pisemnej, elektronicznej lub e-mailowej, druga Strona, w wykonaniu obowiązku z ppkt 4), powinna użyć treści Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, dostępnej na stronie www.______________________(wersja Wykonawcy), www.__________ (wersja Zamawiającego). Odpowiedź: Zamawiający dokona modyfikacji § 12 wzoru umowy, który otrzyma następujące brzmienie: "§ 12 Dane osobowe 1. Administratorem danych osobowych związanych z realizowaniem usługi jest Zamawiający, który  w drodze odrębnej umowy, powierzy ich przetwarzanie Wykonawcy. 2. W celu wykonania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane swoich pracowników i współpracowników zaangażowanych w wykonywanie Umowy w celu umożliwienia utrzymywania bieżącego kontaktu przy wykonywaniu Umowy. 3. W celu zawarcia i wykonywania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane osobowe osób reprezentujących Strony, w tym pełnomocników lub członków organów w celu umożliwienia kontaktu między Stronami jak i weryfikacji umocowania przedstawicieli Stron. 4. Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w ust. 2 oraz ust.3 powyżej, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność. 5. Strony wzajemnie przekażą swoim pracownikom i współpracownikom treść określonych przez drugą Stronę Informacji o przetwarzaniu danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, przed udostępnieniem ich danych osobowych drugiej Stronie, udokumentują to przekazanie, a także będą przechowywały dokumentację przekazania w sposób zapewniający jej dostępność oraz integralność przez czas trwania Umowy, a także 5 lat dłużej.".

Pytanie nr 16: Wykonawca wnosi, aby w Umowie wskazać, że treść obowiązku informacyjnego Wykonawcy (na zasadzie wzajemności) dostępna jest w załącznikach do umowy (Wykonawca dostarczy jego treść na etapie zawierania umowy). Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikacje wzoru umowy we wskazanym zakresie. Pozostaje to bez wpływu na obowiązek informacyjny Wykonawcy (zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych - RODO).

Pytanie nr 17: Dot.Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 b) Prosimy o dopuszczenie wyższej kwoty ograniczenia w wysokości 5 000 PLN) w polisie OC Wykonawcy. Zaznaczyć należy, że Wykonawca posiada ubezpieczenie na wyższą niż wymagana sumę ubezpieczenia, gdzie co prawda jest wskazana franszyza 5 000 PLN, jednak Wykonawca w ramach tej polisy, przejmuje likwidację szkód w całości tj. wypłata na rzecz poszkodowanego następuje bez potrącenia ograniczenia tzw. franszyzy redakcyjnej czy franszyzy integralnej. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 18: Dot.Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 d) Prosimy o dopuszczenie zmiany terminu, o którym mowa we wzorze umowy – załącznik nr 6 do SWZ §15 ustęp 3 d) na przedłożenie kolejnych dokumentów ubezpieczenia z: 3 robocze dni przed wygaśnięciem poprzedniej umowy ubezpieczenia na w dniu wygaśnięcia poprzedniej umowy ubezpieczenia, pod warunkiem zobowiązania Wykonawcy do utrzymania ciągłości ubezpieczenia. Wynika to z konkretnej procedury pozyskiwania ubezpieczeń przez Wykonawcę. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 19: Załącznik nr 6 do SWZ § 15 ustęp 3 e) Ze względu na to, że część z Wykonawców posiada ubezpieczenia w ramach programów grupowych lub międzynarodowych odpowiedzialności cywilnej, organizacyjnie nie jest możliwe spełnienie warunku uzyskiwania każdorazowej zgody Zamawiającego na zmiany w ubezpieczeniu. W związku z tym prosimy o wykreślenie ustępu 3. e), § 15. w załączniku nr 6 do SWZ, przy założeniu, że każdorazowo dokumenty ubezpieczenia dostarczone przez Wykonawcę będę spełniać minimalne wymogi co do umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej określone przez Zamawiającego. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 20: Załącznik nr 6 do SWZ § 19 Zamawiający zastrzega możliwość odstąpienia od umowy ze względu na wprowadzenie systemu Roweru Metropolitalnego. Zwrócić jednak należy uwagę, że Wykonawca przygotowując ofertę w niniejszym postępowaniu musi być gotowy na realizację przedmiotu zamówienia w pełnym wymiarze czasu. Tym samym zaciąga zobowiązania i czyni przygotowania organizacyjne i kosztowe obejmujące okres świadczenia usługi do 15 listopada 2023r. Warunek odstąpienia od umowy nie wcześniej niż od 15 lipca 2023r. nie zmienia zakresu przygotowań jaki musi poczynić Wykonawca. Trzeba bowiem zaznaczyć, że w przypadku systemu rowerów miejskich brak wynagrodzenia miesięcznego od Zamawiającego nie jest zrównoważony brakiem miesięcznych kosztów po stronie Wykonawcy, ponieważ na początku umowy Wykonawca już ponosi koszty zabezpieczające ciągłość świadczenia usługi przez cały okres umowy. W związku z tym prosimy o usunięcie §19 ze wzoru umowy i umożliwienie Wykonawcy dokończenie realizacji przedmiotu zamówienia nawet po wdrożeniu systemu Roweru Metropolitalnego w 2023r. Takie rozwiązanie wydaje się po prostu uczciwe przy jednoczesnym fakcie, że umowa zawierana jest tylko na jeden sezon 2023r. Czy Zamawiający wyraża zgodę? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację wzoru umowy we wskazanym zakresie. Zamawiający ma świadomość konieczności poniesienia kosztów stałych przez Wykonawcę, bez względu na okres wykonywania usługi i wynikające z tego konsekwencje. Zamawiający nie może narazić się na sytuację, w której w tym samym czasie finansuje dwa systemy wypożyczalni rowerów miejskich.

Pytanie nr 21: Zamawiający następująco opisuje wymagania w zakresie czasu na wymianę i usunięcia awarii: (…) Ustala się czas na usunięcie awarii, naprawę lub wymianę niesprawnych lub uszkodzonych elementów GRM: (…) 2) stojaka rowerowego do 48 godzin, 3) panelu informacyjnego do 48 godzin, (…) Zwracamy się z prośbą o wydłużenie powyższych czasów. Nasza propozycja to 7 dni roboczych. Wymiana uszkodzonego stojaka czy panelu informacyjnego jest nie możliwa w tak krótkim czasie jakie jest obecnie wymagany przez Zamawiającego, z uwagi na proces wytworzenie nowego elementu, dostarczenie i montażu. W przypadku gdy zgłoszenie usterki / awarii nastąpi w weekend wskazany termin przez Zamawiającego jest nie do dotrzymania. Natomiast w przypadku wymagania: (…) 4) wszystkich elementów stacji rowerowej – do 72 godzin dla usterek estetycznych (…) Zwracamy się z prośbą o wydłużenie tego czasu do 96 godzin. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację opisu przedmiotu zamówienia we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 22: Zamawiający wymaga aby wszystkie niezbędne czynności użytkownik wykonał na jednej stronie internetowej GRM, w jednolitym graficznie środowisku, za wyjątkiem doładowania konta, które będzie odbywać się za pomocą szyfrowanej strony internetowej integratora płatności. Czy ze względów bezpieczeństwa, Zamawiający dopuści możliwość przekierowania ze strony internetowej GRM w celu zalogowania do panelu klienta systemu, zawierającego szczegółowe dane konta, z którego możliwe jest zarządzanie swoim kontem użytkownika? Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację opisu przedmiotu zamówienia we wskazanym zakresie.

Pytanie nr 23: Wykonawca prosi o udostępnienie formularza ofertowego w wersji edytowalnej Word. Odpowiedź: Zgodnie z informacją w rozdziale 10. Dokumenty lub oświadczenia, składane w toku postępowania o zamówienie publiczne SWZ: "UWAGA Załączniki do SWZ w formacie *.pdf są dostępne w wersji edytowalnej. Aby przekonwertować druk np. do programu Microsoft Word należy: - zapisać załącznik w formacie .pdf na dysku, kliknąć prawym przyciskiem myszy, nakierować kursor myszy na pole "Otwórz za pomocą" i wybrać program Microsoft Word lub, - kliknąć lewym przyciskiem myszy w kwadrat znajdujący się z prawej strony danego formularza. Zostanie wówczas otwarty plik w HTML. Następnie należy kombinacja klawiszy "Ctrl+a" zaznaczyć cały dokument, "Ctrl+c" skopiować jego zawartość i "Ctrl+v" wkleić zawartość dokumentu do Microsoft Word".