Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

  
  Dostępność posiedzeń, rejestracja i publikacja dźwięku i obrazu z przebiegu sesji Rady Miasta oraz ochrona danych osób uczestniczących w sesji

Zgodnie z art. 61 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu. Ustawa o samorządzie gminnym w art. 11b stanowi, że działalność organów gminy jest jawna, a art. 20 ust. 1b jest podstawą do tego, że obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk, a nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty.

W celu wypełnienia wymagań wynikających z wymienionych przepisów prawa, sesje Rady Miasta Gliwice są rejestrowane i transmitowane, a także retransmitowane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Gliwicach oraz na serwerze transmisji obrad jednostek samorządu terytorialnego. Rejestracja dotyczy dźwięku i obrazu, tym samym zbierane są dane w postaci wizerunku osób, biorących udział w obradach w sali sesyjnej Ratusza Miejskiego. Osoby, które chcą obserwować sesję na żywo w sali obrad powinny wiedzieć, że:

• zarejestrowany obraz i dźwięk z przebiegu sesji stanowi informację publiczną i jest powszechnie dostępny, w tym w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Miejskiego oraz na serwerze transmisji obrad jednostek samorządu terytorialnego,
• dane są dostępne bezterminowo, a okres udostępnienia może ulec zmianie tylko, gdy przepisy prawa wprowadzą zmianę w tym zakresie,
• osoba, która chce obserwować sesje w budynku Ratusza, a jednocześnie chronić swój wizerunek, może śledzić obrady w przygotowanym dla tych potrzeb holu sali sesyjnej, gdzie przebieg obrad jest transmitowany na monitorach.

Informacja szczegółowa o przetwarzaniu danych osobowych¹
Dane Administratora Danych
Administratorami danych osobowych są:

1. Prezydent Miasta Gliwice z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice - w zakresie przygotowania sesji Rady Miasta Gliwice,
2. Rada Miasta Gliwice z siedzibą w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice - w zakresie wynikającym z procedowania projektów uchwał i innych punktów porządku sesji.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych
Prezydent Miasta wyznaczył Inspektorem Ochrony Danych, z którym można się skontaktować:

1. pocztą elektroniczną poprzez adres e-mail: iod@um.gliwice.pl
2. pocztą tradycyjną na adres: Inspketor Danych Osobowych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice
3. poprzez skrzynkę ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UM.Gliwice/SkrytkaESP.

Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
W przypadku czynnego udziału w sesji Rady Miasta Gliwice i zabierania głosu, Pani/Pana dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, wizerunku będą przetwarzane w związku z obowiązkiem zapewnienia transmisji i retransmisji obrad Rady Miasta Gliwice. Z uwagi na transmisję obrad i pracę kamer, może dojść do przetwarzania wizerunku osób obecnych na sali obrad.
W obydwu przypadkach przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz:
- art. 11b ust. 2 i art. 20 ust. 1b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
- art. 18 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
W przypadku podania przez Panią/Pana danych dodatkowych, np. danych kontaktowych, podstawę ich przetwarzania stanowi zgoda wynikająca z art. 6 ust. 1 lit. a) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO).

Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom za wyjątkiem:

1. podmiotom uprawnionym przepisami prawa
2. podmiotom świadczącym wsparcie techniczne dla systemów informatycznych i teleinformatycznych, w których dane osobowe są przetwarzane,
3. podmiotu świadczącego usługę transmisji i retransmisji sesji Rady Miasta Gliwice (powiązania z przetwarzaniem danych osobowych – imię i nazwisko, wizerunek) z dnia 27.05.2021 r. podpisana z MWC Sp. z o. o. z siedzibą w Poznaniu, ul. Kowalewicka 12, NIP: 783-167-89-32.

Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

Okres przechowywania danych osobowych

1. Dane osobowe w postaci imienia i nazwiska (w przypadku czynnego udziału w sesji) wizerunku, na sesji Rady Miasta będą przechowywane bezterminowo.
2. Dana osobowe dodatkowe (np. kontaktowe) będą przechowywane jedynie w okresie niezbędym do realizacji celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wyznaczonym przepisami prawa.
3. Dana osobowe dodatkowe po zrealizowaniu celu, dla którego dane zostały zebrane, mogą być przechowywane jedynie w celach archiwalnych przez okres, który wyznaczony zostanie na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie intrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

Prawa osób, których dane dotyczą, w tym dostępu do danych osobowych

1. Każda osoba, której dane dotyczą ma do wystąpienia z żądaniem dostępu do swoich danych w postaci wizerunku zarejestrowanych podczas obrad Rady Miasta, w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu Miejskiego oraz na serwerze transmisji obrad jednostek samorządu terytorialnego.
2. Każda osoba, której wizerunek został zarejestrowany, ma prawo do wystąpienia z żądaniem usunięcia lub ograniczenia przetwarzania dotyczących jej danych, przy czym skuteczność żądania zależy od obowiązujących przepisów prawa w zakresie ograniczenia jawności obrad Rady Miasta.
3. Osoby korzystające z uprawnienia czynnego udziału w obradach Rady Miasta nie mogą skutecznie domagać się ograniczenia rejestracji przebiegu obrad na czas zabierania przez nie głosu.

Każda osoba, której dane osobowe dodatkowe (np. kontaktowe) dotyczą, ma prawo do wystąpienia z żądaniem dostępu do swoich danych osobowych, sprostowania (poprawiania), a w przypadkach uregulowanych przepisami prawa - do usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

Sposoby realizacji przysługujących praw
Powyższe uprawnienia może Pani/Pan realizować:

1. składając w formie tradycyjnej odręcznie podpisane pismo w Urzędzie Miejskim w Gliwicach,
2. drogą elektroniczną wysyłając pismo ogólne dostępne na platformie ePUAP, potwierdzone Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeśli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacja o wymogu / dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach niepodania danych osobowych

1. Podanie danych osobowych jest wymagane w sytuacji, gdy podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa. W takim przypadku uchylanie się od podania danych osobowych może skutkować konsekwencjami wynikającymi z tych przepisów.
2. Zgoda wyrażona na przetwarzanie danych dodatkowych, w tym kontaktowych, może być w każdej chwli wycofana, bez wpływu na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych do momentu jej wycofania. Wycofanie zgody nie wpłynie także na realizację usługi, jednakże może utrudnić kontakt.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie
W Urzędzie nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie.

¹ Realizacja obowiązku informacyjnego w związku z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).