Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis:

Co powinienem wiedzieć?

Dane z rejestru mieszkańców udostępnia organ gminy prowadzący ten rejestr.
Dane z rejestru PESEL udostępnia organ dowolnej gminy.
Wniosek w tej samej sprawie może zostać złożony wyłącznie do jednego organu dowolnej gminy.

Dane z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL mogą być udostępnione:

• osobom i jednostkom organizacyjnym,jeżeli wykażą w tym interes prawny,
• innym osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania zgody osób, których dane dotyczą,
• jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą,

Uwaga!
W przypadku wniosku o udostępnienie danych w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, dane z rejestru PESEL udostępnia minister właściwy do spraw informatyzacji, a dane z rejestru mieszkańców organ gminy prowadzący ten rejestr.

Dane jednostkowe udostępniane są na wniosek złożony:

• na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem,
• na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym.

Uwaga!
Przez dane jednostkowe rozumie się informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem.
 

Kto może załatwić sprawę?

Uzyskać dane jednostkowe z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL mogą:

• osoba lub jednostka organizacyjna,
• pełnomocnik – legitymujący się pełnomocnictwem w formie pisemnej.
   

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Do 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Uwaga!
Do w/w terminu nie wlicza się okresów zawieszenia postępowania oraz opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. O każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminie zawiadamia się strony, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Wniosek o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL
2. Dokument potwierdzający interes prawny do uzyskania danych.

Uwaga!
Dokumentem potwierdzającym interes prawny mogą być w szczególności:

• wezwania sądowe,
• wezwania komornicze,
• dokumenty potwierdzające zobowiązanie osoby, której dane mają być udostępnione wobec wnioskującego o udostępnienie danych (np. kopie wezwań do zapłaty wraz z potwierdzeniem ich nadania do adresata lub ze zwrotkami potwierdzającymi bezskuteczność próby ich doręczenia, wyroków sądowych itp.).

Uwaga!
Dokumenty te są wymagane jeżeli żądanie danych nie wynika wprost z przepisów prawa.

3. Dowód wniesienia opłaty za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.
4. Pełnomocnictwo - Wzór pełnomocnictwa
   – jeżeli wniosek składany jest w czyimś imieniu – dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa – oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa oraz opłata skarbowa z tytułu udzielenia pełnomocnictwa.
    

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Opłata za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców wynosi 31 zł. (nie jest to opłata skarbowa)

Uwaga!
Jeżeli wniosek dotyczy dwóch rejestrów tj. rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL – opłata powinna być dokonywana za każdy rejestr osobno.

Obowiązek uiszczenia opłaty powstaje z chwilą złożenia wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.
W przypadku udostępnienia danych w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku opłatę wnosi się w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania. Dowód uiszczenia opłaty odpowiednio – załącza się do złożonego wniosku albo przekazuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania.

Opłat za udostępnienie danych jednostkowych dokonywać można w opłatomacie mieszczącym się w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21 (na parterze w Biurze Obsługi Interesantów) lub przelewem na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 10 1160 2202 0000 0005 0904 3626
z adnotacją „opłata za udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL” oraz imię i nazwisko osoby, której wniosek dotyczy”.

W przypadku działania przez pełnomocnika należy uiścić opłatę skarbową w wysokości: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.
Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.

Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomacie mieszczącym się w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21 (na parterze w Biurze Obsługi Interesantów) lub przelewem na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata za udostępnienie danych z ewidencji ludności i rejestru dowodów osobistych:
31 zł W zakresie wskazanej osoby
31 zł W zakresie wykazu osób zameldowanych pod wskazanym adresem
31 zł W zakresie jednego dokumentu lub jednej osoby
Opłata alternatywna:
17 zł Z tytułu pełnomocnictwa - Udostępnianie danych z ewidencji ludności
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Wypełnić formularz wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL.

Krok 2
Dokonać opłaty za udostępnienie danych jednostkowych, a w przypadku działania przez pełnomocnika także opłaty za udzielenie pełnomocnictwa.

Krok 3
Skompletować wymagane załączniki do wniosku o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru PESEL. Opis załączników w punkcie "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?".

Krok 4
Złożyć wniosek wraz z dokumentami w Biurze Podawczym – parter budynku Urzędu Miejskiego – wejście od strony ulicy Prymasa Wyszyńskiego.

Krok 5
Uzyskać dane osobowe albo postanowienie o odmowie wszczęcie postępowania lub decyzję o odmowie udostępnienia danych jednostkowych.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Wydział Spraw Obywatelskich, pokój nr 226, II piętro budynek Urzędu Miejskiego w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21
Telefon: (32) 239 11 68 lub (32) 239 11 47
E-mail: so@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę gov.pl: https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1191 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 14 lipca 2022 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1493).
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2017 r w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców oraz rejestru PESEL (Dz.U. z 2017 r. poz. 2482).
4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2142).

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Tryb odwoławczy

Odwołanie od decyzji wnosi się do Wojewody Śląskiego za pośrednictwem Prezydenta Miasta Gliwice, w terminie 14 dni od dnia doręczenia.

W trakcie biegu terminu do wniesienia odwołania strona może zrzec się prawa do wniesienia odwołania wobec organu administracji publicznej, który wydał decyzję.
Z dniem doręczenia organowi administracji publicznej oświadczenia o zrzeczeniu się prawa do wniesienia odwołania przez ostatnią ze stron postępowania, decyzja staje się ostateczna i prawomocna - zgodnie z art. 127a ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Złożenie do organu przedmiotowego oświadczenia nie podlega wycofaniu. Decyzja podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, jeżeli jest zgodna z żądaniem wszystkich stron lub jeżeli wszystkie strony zrzekły się prawa do wniesienia odwołania (art. 130 § 4 KPA).

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

Tożsamość administratora

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie    i rozwój rejestru PESEL;
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL;
3. Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) przy ul. Zwycięstwa 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować:

1. Pocztą elektroniczną poprzez e-mail: iod@um.gliwice.pl
2. Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice
3. Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w związku z przepisem szczególnym na podstawie ustawy o ewidencji ludności:

• przez Prezydenta Miasta Gliwice - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców, udostępniania z niego Pani/Pana danych, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach realizacji obowiązku meldunkowego.
• przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

• Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji;
• podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców – COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

• Prezydenta Miasta Gliwice – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gliwice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo. Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.):

• dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
• dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
Prezydent Miasta Gliwice na wniosek zainteresowanej osoby złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska;
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

Wydział:

Kategoria sprawy:

Numer karty