Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis usługi:

Wydział:

Co powinienem wiedzieć?

Uzupełnieniu podlega akt nie zawierający wszystkich wymaganych prawem danych. Uzupełnienia dokonuje się na podstawie aktów stanu cywilnego zawierających  dane, których brak w akcie później sporządzonym.

Kto może załatwić sprawę?

Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych, uzupełnia kierownik urzędu stanu cywilnego, który go sporządził, na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny.
Uzupełnienia aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej osoby lub jej wstępnych.
Uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
Jeżeli uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze uzupełnienia lub o złożeniu wniosku
o uzupełnienie aktu stanu cywilnego.
Jeżeli uzupełnienia aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka.
Wnioskując o uzupełnienie aktu stanu cywilnego należy wskazać miejsce sporządzenia (właściwy USC) dokumentów stanowiących podstawę uzupełnienia).
Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując uzupełnienia, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny uzupełnionego aktu stanu cywilnego.

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Niezwłocznie - do czasu zebrania niezbędnych dokumentów.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Wniosek o uzupełnienie aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu
2. Dowód opłaty skarbowej.
3. Wzór pełnomocnictwa
   (jeżeli sprawa załatwiana jest przez pełnomocnika. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.)
   
   WAŻNE:
   Zagraniczne dokumenty urzędowe (akty stanu cywilnego, zaświadczenia, dokumenty sądowe) przedstawiane kierownikowi USC wymagają wcześniejszej legalizacji lub klauzuli aposttille.
   Dokumenty wystawione przez państwa należące do Unii Europejskiej nie wymagają legalizacji ani klauzuli apostille.
   Legalizacji nie wymagają dokumenty wystawione w państwach, które są stronami konwencji haskiej z 05.10.1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Dokumenty pochodzące z państw stron tej konwencji wymagają jedynie klauzuli apostille.
   
   Wykaz państw będących stronami Konwencji Haskiej
    

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Opłata - 39 zł od odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego wydanego w wyniku uzupełnienia dokonanego na wniosek.

W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.
Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.

Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomatach (zlokalizowanych na parterze w urzędzie na ul. Zwycięstwa 21). Płatności można dokonywać zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką lub przelewem  na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata za ospis zupełnego aktu stanu cywilnego po uzupełnieniu aktu:
39 zł Opłata od odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego wydanego w wyniku uzupełnienia dokonanego na wniosek
Opłata alternatywna:
17 zł Opłata skarbowa za pełnomocnictwo
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Złożyć wniosek o uzupełnienie na stanowisku Wydawanie odpisów z akt stanu cywilnego.

Krok 2
Wnieść opłatę skarbową.

Krok 3
Uzyskać odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku uzupełnienia aktu stanu cywilnego.
Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę ePUAP, klikając w link -
Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Gliwicach
(parter ul. Zwycięstwa 21)
Tel.  32-238-54-54, 32-239-12-88, 32-239-12-80
Fax: 32-239-13-48
usc@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Wniosek wraz z dokumentami będącymi podstawą do uzupełnienia i opłatą skarbową  można złożyć osobiście lub korespondencyjnie. Wniosek winien zawierać nr PESEL.

Można ustanowić pełnomocnika. Pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju (wzór pełnomocnictwa do pobrania wyżej - w dziale "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty").
 

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2809)
2. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r.  Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa  tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378)
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. tj. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1904)
4. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29.05.2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 1023)
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. (Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)

Tryb odwoławczy

Do Wojewody Śląskiego w Katowicach za pośrednictwem kierownika usc w ciągu 14 dni od daty doręczenia odmowy.

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

Tożsamość administratora
Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach, mający siedzibę w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydentem Miasta w Gliwicach można się skontaktować poprzez adres email usc@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna
Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego
• dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Odbiorcy danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Okres przechowywania danych
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego
przechowuje przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca
popełnienia domniemanego naruszenia.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
• kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Kategoria sprawy:

Numer karty