Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis:

Co powinienem wiedzieć?

Obywatel polski przebywający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest obowiązany zameldować się w miejscu pobytu stałego najpóźniej w 30 dniu, licząc od dnia przybycia do tego miejsca.

Obywatel polski dokonuje zameldowania na pobyt stały na piśmie utrwalonym w postaci:

• papierowej - na formularzu opatrzonym własnoręcznym podpisem, w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje,
• elektronicznej - na formularzu opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL przez organ gminy, pod warunkiem otrzymania urzędowego poświadczenia odbioru.

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie, klikając w link:
Usługa dostępna na platformie GOV.PL - Zamelduj się na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące
Równocześnie można mieć jedno miejsce pobytu stałego i jedno miejsce pobytu czasowego.
Pobytem stałym jest zamieszkanie w określonej miejscowości pod oznaczonym adresem z zamiarem stałego przebywania.
Adres określa się przez podanie – w gminach, które uzyskały status miasta - nazwy miasta (dzielnicy), ulicy, numeru domu i lokalu - jeżeli jest wydzielony, nazwy województwa oraz kodu pocztowego.
Dokonując zameldowania na pobyt stały, obywatel polski jest automatycznie wymeldowywany z dotychczasowego miejsca pobytu stałego. Dokonując zameldowania na pobyt stały, obywatel polski może wymeldować się z miejsca pobytu czasowego.

Uwaga!
Zameldowanie na pobyt stały służy wyłącznie celom ewidencyjnym i ma na celu potwierdzenie faktu pobytu osoby w miejscu, w którym się zameldowała.
Uwaga!
Zameldowania w stosunku do dzieci obywateli polskich zamieszkujących na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, urodzonych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dokonuje z urzędu kierownik urzędu stanu cywilnego - przy sporządzaniu aktu urodzenia. Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy następuje z dniem sporządzenia aktu urodzenia, w miejscu stałego albo czasowego pobytu rodziców albo tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa.

Kto może załatwić sprawę?

Zgłoszenia zameldowania na pobyt stały może dokonać:

• Osoba dokonująca zameldowania – osobiście,
• Pełnomocnik – legitymujący się pełnomocnictwem w formie pisemnej, po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Za osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych zgłoszenia dokonuje:

• jej przedstawiciel ustawowy,
• opiekun,
• inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.
   

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Od ręki przy zgłoszeniu na stanowisku.

Uwaga!
W razie konieczności przeprowadzenia postępowania administracyjnego, decyzja wydawana jest w ciągu miesiąca od złożenia zgłoszenia, a w sytuacjach szczególnie skomplikowanych termin ten może ulec wydłużeniu do 2 miesięcy.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Zgłoszenie pobytu stałego
   - wypełniony formularz.

   Uwaga!
   Formularz musi zawierać podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, potwierdzającego pobyt w lokalu osoby, której zgłoszenie dotyczy.
   Formularz zgłoszenia pobytu stałego wypełnia się oddzielnie dla każdej osoby – dotyczy także osób niepełnoletnich.

2. Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu – do wglądu.

Uwaga!
Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być w szczególności:

• umowa cywilno-prawna,
• wypis z księgi wieczystej,
• decyzja administracyjna,
• orzeczenie sądu.

3. Dowód osobisty lub paszport – do wglądu.

4. Pełnomocnictwo do spraw meldunkowych
   – jeżeli zameldowanie dokonywane jest w czyimś imieniu – pisemny dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa – oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa - do wglądu.

5. Dowód osobisty lub paszport pełnomocnika – do wglądu – w przypadku jego ustanowienia, w uzasadnionych przypadkach inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Zgłoszenie zameldowania na pobyt stały – bez opłaty.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Wypełnić formularz zgłoszenia pobytu stałego i uzyskać podpis właściciela lokalu lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu, potwierdzającego pobyt w tym lokalu.kalu.

Krok 2
Skompletować wymagane załączniki do wniosku zgłoszenia pobytu stałego. Opis załączników w punkcie "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?".

Krok 3
Złożyć dokumenty w Sali Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich - parter budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach - wejście od ulicy Prymasa Wyszyńskiego lub dostarczyć drogą elektroniczną.
Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie, klikając w link:
Usługa dostępna na platformie GOV.PL - Zamelduj się na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące

Krok 4
Otrzymać zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały, ważne do chwili zmiany miejsca zameldowania.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Biuro Obsługi Interesantów – Informacja / Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich.
Telefony:

• Informacja BOI: (32) 239 11 65 lub (32) 239 12 54.
• Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich:
  (32) 239 12 25,  (32) 239 12 03,  (32) 239 13 40,  (32) 239 13 44 lub  (32) 239 13 45.

E-mail: so@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Usługa dostępna na platformie GOV.PL - Zamelduj się na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1191 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2070

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Tryb odwoławczy

Tryb odwoławczy nie występuje.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

Tożsamość administratora

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie    i rozwój rejestru PESEL;

2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL;

3. Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) przy ul. Zwycięstwa 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować  pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez mail iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Administrator – Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować:

1. Pocztą elektroniczną poprzez e- mail:  iod@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

2. Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice

3. Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.
 

Cele przetwarzania i podstawa prawna

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w związku z przepisem szczególnym na podstawie ustawy o ewidencji ludności:

• przez Prezydenta Miasta Gliwice - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców, udostępniania z niego Pani/Pana danych, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach realizacji obowiązku meldunkowego.

• przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL.

Odbiorcy danych

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

• Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji;
• podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców – COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

• Prezydenta Miasta Gliwice – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gliwice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo. Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.):

• dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
• dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
Prezydent Miasta Gliwice na wniosek zainteresowanej osoby złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska;
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

Wydział:

Kategoria sprawy:

Numer karty