Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis:

Co powinienem wiedzieć?

Osoba, której dane są przetwarzane w rejestrze PESEL/mieszkańców może otrzymać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL/mieszkańców, po złożeniu wniosku:

• na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem,
• na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym.

Osoba, której dane przetwarzane są w rejestrze PESEL, może samodzielne pobrać z rejestru PESEL informację o swoim adresie zameldowania, przy użyciu usługi elektronicznej dostępnej pod adresem https://www.gov.pl/web/gov/pobierz-dokument-o-zameldowaniu, po uwierzytelnieniu tej osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym.

Informacja o adresie zameldowania pobrana w ten sposób opatrywana jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji i jest wolna od opłaty skarbowej oraz zawiera następujące dane:

• imię (imiona) i nazwisko,
• numer PESEL,
• adres zameldowania na pobyt stały albo czasowy,
• datę upływu deklarowanego terminu pobytu czasowego.

Kto może załatwić sprawę?

Uzyskać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych przetwarzanych w rejestrze PESEL/mieszkańców może:

• Osoba zainteresowana – osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego lub drogą elektroniczną,
• Pełnomocnik – składający pełnomocnictwo w formie pisemnej, po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Od ręki – przy zgłoszeniu na stanowisku obsługi Wydziału Spraw Obywatelskich.

Uwaga!
W przypadku byłych mieszkańców lub braku żądanych danych w rejestrze PESEL/mieszkańców albo wniosku składanego za pośrednictwem operatora pocztowego lub drogą elektroniczną, w terminie do 7 dni od daty wpływu wniosku o wydanie zaświadczenia. Termin ten może ulec wydłużeniu w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1.    Wniosek o wydanie zaświadczenia zawierającego pełny lub częściowy odpis danych dotyczących wnioskodawcy przetwarzanych w rejestrze PESEL/mieszkańców
2.    Dowód osobisty lub paszport, w uzasadnionych przypadkach inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości – do wglądu.
3.    Dowód wniesienia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia.
4.    Pełnomocnictwo – jeżeli wniosek składany jest przez pełnomocnika – dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa – oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
5.    Dowód osobisty lub paszport pełnomocnika – do wglądu – w przypadku jego ustanowienia, w uzasadnionych przypadkach inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi 17 zł.

Uwaga!
Obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia.

Uwaga!
Zwolnione z tej opłaty są między innymi osoby, które dokonując zgłoszenia lub składając wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji), albo składając dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

Uwaga!
Opłata skarbowa podlega zwrotowi, jeżeli mimo zapłacenia opłaty nie wydano zaświadczenia. Zwrot opłaty skarbowej następuje na wniosek – patrz -> opis usługi

W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.

Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.

Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomacie mieszczącym się w Urzędzie Miejskim w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21 (na parterze w Biurze Obsługi Interesantów) lub przelewem na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty: Opłata z tytułu wydawanych zaświadczeń:

17 zł Zaświadczenie z ewidencji ludności zawierające odpis danych wnioskodawcy

Opłata alternatywna:
17 zł Z tytułu pełnomocnictwa - Zaświadczenie z ewidencji ludności zawierające odpis danych wnioskodawcy
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok.1
Dokonać opłaty skarbowej w opłatomacie Urzędu Miejskiego w Biurze Obsługi Interesantów (parter budynku) lub wykonać opłatę przez bankowość internetową, a następnie zrobić wydruk z dokonanej transakcji.

Krok.2
Skompletować wymagane załączniki - opis załączników w punkcie "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?".

Krok.3
Złożyć dokumenty w Sali Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich - parter budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach - wejście od ulicy Prymasa Wyszyńskiego lub przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Miejski w Gliwicach, Wydział Spraw Obywatelskich, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice albo dostarczyć drogą elektroniczną.

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie, klikając w link:
https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne

Uwaga!
W przypadku składania wniosku na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej wniosek oraz niezbędne załączniki należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Krok.4
Otrzymać zaświadczenie.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Biuro Obsługi Interesantów – Informacja / Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich.

Telefony:

•    Informacja BOI: (32) 239 11 65 lub (32) 239 12 54.
•    Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich:

            (32) 239 12 25, (32) 239 12 03, (32) 239 13 40, (32) 239 13 44 lub (32) 239 13 45.
            E-mail: so@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę gov.pl: https://www.gov.pl/web/gov/wyslij-pismo-ogolne

Uwaga!
W przypadku składania wniosku na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej wniosek oraz niezbędne załączniki należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
Istnieje również możliwość przesłania wniosku za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Urząd Miejski w Gliwicach, Wydział Spraw Obywatelskich, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice.
 

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1191 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 775 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2111).

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego
 

Tryb odwoławczy

Odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczania o treści żądanej przez wnioskodawcę następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie do Wojewody Śląskiego. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem Prezydenta Miasta Gliwice, w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)
Tożsamość administratora

Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie    i rozwój rejestru PESEL;
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL;
3. Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) przy ul. Zwycięstwa 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej.

Dane kontaktowe administratora.
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez mail iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez mail iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Administrator – Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować:

1. Pocztą elektroniczną poprzez e- mail:  iod@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
2. Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice
3. Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cele przetwarzania i podstawa prawna.

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w związku z przepisem szczególnym na podstawie ustawy o ewidencji ludności:

• przez Prezydenta Miasta Gliwice - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców, udostępniania z niego Pani/Pana danych, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach realizacji obowiązku meldunkowego.
• przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL.

Odbiorcy danych.

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

• Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji;
• podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców – COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

• Prezydenta Miasta Gliwice – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gliwice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych.

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo. Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.):

• dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
• dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
Prezydent Miasta Gliwice na wniosek zainteresowanej osoby złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska;
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych.
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

Wydział:

Kategoria sprawy:

Numer karty