Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis usługi:

Wydział:

Co powinienem wiedzieć?

Urząd Stanu Cywilnego w Gliwicach informuje, że w roku 2024 w następujące dni nie będą  przeprowadzane cywilne ceremonie ślubne:

1. wszystkie niedziele, poniedziałki i czwartki sesyjne,
2. oraz w dniach:

• 15.08
• 01.11
• 02.11
• 24.12
• 25.12
• 26.12
• 27.12

Urząd Stanu Cywilnego w Gliwicach informuje, że w roku 2025 w następujące dni nie będą  przeprowadzane cywilne ceremonie ślubne:

1. wszystkie  niedziele, poniedziałki i czwartki sesyjne,
2. oraz w dniach:

• 01.01.
• 18.04
• 19.04.
• 22.04
• 01.05
• 02.05
• 03.05
• 19.06
• 15.08
• 16.08
• 01.11
• 11.11
• 24.12
• 25.12
• 26.12
• 27.12

Strony winny zgłosić się na minimum miesiąc przed planowaną datą ślubu (wymóg ustawowy) z stosownymi dokumentami w celu podpisania zapewnienia. Zapewnienie o barku przeszkód prawnych wyłączających zawarcie związku małżeńskiego ważne jest 6 miesięcy od daty złożenia. Związek małżeński można zawrzeć w dowolnie wybranym usc w kraju. Dokumenty złożone do zawarcia małżeństwa nie podlegają zwrotowi.

1. Każdy z małżonków może złożyć oświadczenie o wyborze nazwiska, jakie będzie nosił po zawarciu małżeństwa; małżonkowie mogą nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich, albo zachować swoje dotychczasowe nazwiska, albo połączyć je z nazwiskiem drugiego małżonka.
2. Nie posługujący się j. polskim cudzoziemiec załatwia wszystkie  formalności (również ślub) w towarzystwie tłumacza lub tłumacza przysięgłego języka jakim się biegle posługuje.
3. Zawarcie związku małżeńskiego przed kierownikiem usc następuje po złożeniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w obecności świadków  (dwóch). Świadkiem może być tylko osoba pełnoletnia.
   Tekst oświadczenia: „Świadomy/świadoma praw i obowiązków wynikających z zawarcia małżeństwa uroczyście oświadczam, że wstępuje w związek małżeński z … i przyrzekam, że uczynię wszystko, aby nasze małżeństwo było zgodne, szczęśliwe i trwałe.”
   Złożenie owych oświadczeń następuje zgodnie z prawem z zachowaniem uroczystej formy, stojąc. 
4. W uzasadnionych przypadkach zawarcie związku małżeńskiego może nastąpić poza lokalem USC (ale na terenie Gliwic), jeżeli osoba zamierzająca zawrzeć związek małżeński jest w stanie zagrożenia życia albo jest pozbawiona wolności.
5. Na wniosek osób zamierzających zawrzeć małżeństwo kierownik USC może przyjąć oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem, w miejscu zapewniającym zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz zapewniającym bezpieczeństwo osób obecnych przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński (dodatkowa opłata).
   Z powodów organizacyjnych prosimy o zgłaszanie chęci zawarcia związku małżeńskiego poza lokalem USC na minimum 3 miesiące przed planowaną datą uroczystości (maksymalny okres zgłoszenia 6 miesięcy).
6. Ceremonie ślubne odbywają się w Ratuszu /Rynek/.
   Wjazd samochodem na Rynek wymaga zezwolenia Zarządu Dróg Miejskich w Gliwicach, ul. Płowiecka 31, 44-121 Gliwice, telefon: 32 300 86 72 lub 32 300 86 73, e-mail: zdm@zdm.gliwice.eu
    

Kto może załatwić sprawę?

Osoby zamierzające zawrzeć związek małżeński (nupturienci).

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Nupturienci uzgadniają termin zawarcia małżeństwa w urzędzie stanu cywilnego. Małżeństwo nie może być zawarte wcześniej niż miesiąc przed złożeniem dokumentów. W uzasadnionych przypadkach można złożyć wniosek o skrócenie okresu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Cudzoziemiec winien dostarczyć:

• Dokument urodzenia /oryginał wraz z tłumaczeniem przysięgłym/.
• Akt małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu lub akt małżeństwa i dokument potwierdzający jego ustanie, unieważnienie lub potwierdzający nieistnienie małżeństwa.
• Dokument stwierdzający, że zgodnie z prawem ojczystym może zawrzeć małżeństwo za granicą.
  Dokument taki oprócz danych osobowych i stanu cywilnego cudzoziemca  winien zawierać stwierdzenie, że zgodnie z prawem kraju, którego jest obywatelem ma możność zawarcia związku małżeńskiego w Polsce z Polką. Po dokument  należy zwrócić się do swojego urzędu stanu cywilnego lub swojej placówki dyplomatycznej znajdującej się na terenie Polski.  Jeżeli cudzoziemiec nie może przedłożyć takiego dokumentu (np. jego kraj nie wydaje takich dokumentów) winien przedłożyć zwolnienie z wymogu przedłożenia takiego dokumentu. Zwolnienia wydają sądy rejonowe na wniosek cudzoziemca.
• Ważny paszport (obywatele UE ważny paszport albo dowód osobisty).

2. Strona będąca obywatelem Polski przedkłada dokument stwierdzający tożsamość.
3. Osoba nie posługująca się językiem polskim zgłasza się do urzędu stanu cywilnego - celem spisania zapewnienia jak również na sam ślub  - w towarzystwie tłumacza przysięgłego takiego języka  jakim się biegle posługuje.
4. Jeżeli strony wnoszą o skrócenie okresu oczekiwania winny złożyć podanie z uzasadnieniem.
5. Dokumenty wymagane przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek  małżeński (ceremonia ślubna).
   - dokument stwierdzający tożsamość (ważny dowód osobisty lub paszport), osób zawierających związek  małżeński i świadków.
   Świadkiem może być tylko osoba pełnoletnia - świadek nie posługujący się językiem polskim stawia się w obecności tłumacza przysięgłego.
6. Wzór pełnomocnictwa
   (Pełnomocnictwo w tej sprawie działa tylko przy złożeniu stosownych dokumentów wraz z zapewnieniem nupturientów, czyli (zapewnienie podpisane w obecności innego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju  lub pracownika polskiego konsulatu w przypadku nupturienta  zza granicy). Pełnomocnictwo udzielone pisemnie. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.)
   
   WAŻNE:
   Zagraniczne dokumenty urzędowe (akty stanu cywilnego, zaświadczenia, dokumenty sądowe) przedstawiane kierownikowi USC wymagają wcześniejszej legalizacji lub klauzuli aposttille.
   Dokumenty wystawione przez państwa należące do Unii Europejskiej nie wymagają legalizacji ani klauzuli apostille.
   Legalizacji nie wymagają dokumenty wystawione w państwach, które są stronami konwencji haskiej z 05.10.1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Dokumenty pochodzące z państw stron tej konwencji wymagają jedynie klauzuli apostille.
   
   Wykaz państw będących stronami Konwencji Haskiej.
    

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Za sporządzenie aktu małżeństwa – 84 zł
Za skrócenie terminu oczekiwania na ślub - 39zł
Złożenie oświadczeń w innym miejscu niż USC na wniosek przyszłych małżonków dodatkowo - 1000 zł

Opłatę dodatkową za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza Urzędem Stanu Cywilnego nalezy wpłacać na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2202 0000 0005 0904 4009

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN:PL 48 1160 2202 0000 0005 0904 4009; 
BIC (SWIFT);  BIGBPLPW)

W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.
Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.

Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.

Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomatach (zlokalizowanych na parterze w urzędzie na ul. Zwycięstwa 21). Płatności można dokonywać zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką lub przelewem  na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata za zawarcie związku małżeńskiego z cudzziemcem przed kierownikiem USC (ślub cywilny):
84 zł Za sporządzenie aktu małżeństwa
39 zł Za skrócenie terminu oczekiwania na ślub
1000 zł Złożenie oświadczeń w innym miejscu niż USC na wniosek przyszłych małżonków dodatkowo
Opłata alternatywna:
17 zł Opłata skarbowa za pełnomocnictwo
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Przygotować stosowne dokumenty.

Krok 2
Zgłosić się do USC.

Krok 3
Wnieść opłatę skarbową lub opłatę dodatkową.

Krok 4
Złożyć dokumenty na stanowisku - Rejestracja Małżeństw.

Krok 5
Złożyć osobiście przed kierownikiem usc zapewniania o nieistnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa i oświadczenia o nazwiskach noszonych po wstąpieniu w związek małżeński.

Krok 6
Ustalić datę zawarcia związku małżeńskiego.

Krok 7
Zawarcie związku małżeńskiego - ceremonia ślubna, sporządzenie aktu małżeństwa, wydanie odpisu aktu małżeństwa.

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Gliwicach
(parter ul. Zwycięstwa 21).

Tel. 32-238-54-54 lub 32-239-12-88.  Fax 32-239-13-48
usc@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Załatwienie sprawy wiąże się z osobistym przybyciem do USC osób zainteresowanych (nupturientów).

1. Pełnomocnictwo w tej sprawie działa tylko przy złożeniu stosownych dokumentów wraz z zapewnieniem nupturientów, czyli (zapewnienie podpisane w obecności innego kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju  lub pracownika polskiego konsulatu w przypadku nupturienta  zza granicy). Pełnomocnictwo udzielone pisemnie. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju wzór pełnomocnictwa do pobrania wyżej - w dziale "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty").
2. Pełnomocnictwo przy składaniu oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński tylko za zezwoleniem sądu (sąd rejonowy) tzn. ślub gdzie osobę nieobecną zastępuje pełnomocnik.

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę ePUAP, klikając w link
- Wnioskowanie o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego  tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378)
2. Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2809)
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. tj. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1904)
4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. (Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)
6. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego z dnia 22 stycznia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 180)
    

Tryb odwoławczy

Do sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kierownika usc w terminie 14 dni od dnia doręczenia odmowy.

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

Tożsamość administratora
Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach, mający siedzibę w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydentem Miasta w Gliwicach można się skontaktować poprzez adres email usc@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna
Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego
• dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Odbiorcy danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Okres przechowywania danych
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego
przechowuje przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca
popełnienia domniemanego naruszenia.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
• kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Kategoria sprawy:

Numer karty