Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis:

Co powinienem wiedzieć?

Obywatel polski, który wyjeżdża z kraju z zamiarem stałego pobytu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd. Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej skutkuje wymeldowaniem z miejsca pobytu stałego i czasowego (o ile takie posiada).
Obywatel polski, który wyjeżdża poza granice Rzeczypospolitej Polskiej, bez zamiaru stałego pobytu, na okres dłuższy niż 6 miesięcy, jest obowiązany zgłosić swój wyjazd oraz powrót.
Zgłoszenia należy dokonać najpóźniej w dniu opuszczenia miejsca pobytu stałego albo czasowego na piśmie utrwalonym w postaci:

• papierowej – na formularzu opatrzonym własnoręcznym podpisem, w organie gminy właściwym ze względu na położenie nieruchomości, w której zamieszkuje;
• elektronicznej - na formularzu opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, umożliwiającym wprowadzenie danych do rejestru PESEL, pod warunkiem otrzymania urzędowego poświadczenia odbioru.

Obywatel polski może dokonać zgłoszenia  przy użyciu usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie, klikając w link:
Usługa dostępna na stronie ePUAP:

• Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
• Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polski

Usługa dostępna na stronie GOV.PL:

• Zgłoś wyjazd za granicę
• Zgłoś powrót z zagranicy

Kto może załatwić sprawę?

Zgłoszenia wyjazdu poza granicę Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu poza granicę Rzeczypospolitej Polskiej może dokonać:

• Osoba dokonująca zgłoszenia – osobiście,
• Pełnomocnik – legitymujący się pełnomocnictwem w formie pisemnej, po okazaniu przez pełnomocnika do wglądu jego dowodu osobistego lub paszportu.

Za osobę nieposiadającą zdolności do czynności prawnych lub posiadającą ograniczoną zdolność do czynności prawnych zgłoszenia dokonuje:

• jej przedstawiciel ustawowy,
• opiekun,
• inna osoba sprawująca nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu.

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Od ręki przy zgłoszeniu na stanowisku.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
   - wypełniony formularz.

lub

2. Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy

3. Dowód osobisty lub paszport – do wglądu.

4. Pełnomocnictwo do spraw meldunkowych
   – jeżeli zgłoszenie dokonywane jest w czyimś imieniu - pisemny dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa – oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa - do wglądu.

5. Dowód osobisty lub paszport pełnomocnika – do wglądu – w przypadku jego ustanowienia, w uzasadnionych przypadkach inny dokument pozwalający na ustalenie tożsamości pełnomocnika.

   .

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Zgłoszenie wyjazdu lub powrotu – bez opłaty.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Wypełnić formularz w zależności od rodzaju zgłaszanej czynności:

• zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
• zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej trwającego dłużej niż 6 miesięcy

Krok 2
Skompletować wymagane załączniki do zgłoszeń. Opis załączników w punkcie "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?".

Krok 3
Złożyć dokumenty w Sali Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich - parter budynku Urzędu Miejskiego w Gliwicach - wejście od ulicy Prymasa Wyszyńskiego lub dostarczyć drogą elektroniczną.

Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie, klikając w link:
Usługa dostępna na stronie ePUAP:

• Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
• Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polski

Usługa dostępna na stronie GOV.PL:

• Zgłoś wyjazd za granicę
• Zgłoś powrót z zagranicy

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Biuro Obsługi Interesantów – Informacja / Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich.
Telefony:

• Informacja BOI: (32) 239 11 65 lub (32) 239 12 54.
• Sala Obsługi Interesanta Wydziału Spraw Obywatelskich:
  (32) 239 12 25, (32) 239 12 03, (32) 239 13 40, (32) 239 13 44 lub (32) 239 13 45.

E-mail: so@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Usługa dostępna na stronie ePUAP:

• Zgłoszenie wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej
• Zgłoszenie powrotu z wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polski

Usługa dostępna na stronie GOV.PL:

• Zgłoś wyjazd za granicę
• Zgłoś powrót z zagranicy

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1191).
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2070).

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Tryb odwoławczy

Tryb odwoławczy nie występuje.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności)

Tożsamość administratora

Administratorami są:

• Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za nadawanie numeru PESEL oraz utrzymanie    i rozwój rejestru PESEL;
• Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitych zasad postępowania w kraju w zakresie ewidencji ludności oraz zapewnia funkcjonowanie wydzielonej sieci umożliwiającej dostęp do rejestru PESEL;
• Prezydent Miasta Gliwice, mający siedzibę w Gliwicach (44-100) przy ul. Zwycięstwa 21 – w zakresie rejestracji danych w rejestrze PESEL oraz prowadzenia i przetwarzania danych w rejestrze mieszkańców oraz przechowywanej dokumentacji pisemnej.

Dane kontaktowe administratora.

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować poprzez adres mail iod@mswia.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/formularz-kontaktowy, lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Prezydentem Miasta Gliwice można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez mail iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora;
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez mail iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora;

Administrator – Prezydent Miasta Gliwice wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować:

• Pocztą elektroniczną poprzez e- mail:  iod@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
• Pocztą tradycyjną na adres: Inspektor Ochrony Danych, Urząd Miejski w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 21, 44-100 Gliwice
• Adres skrzynki ePUAP Urzędu Miejskiego w Gliwicach: /UMGliwice/SkrytkaESP

Z każdym z wymienionych inspektorów ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, które pozostają w jego zakresie działania.

Cele przetwarzania i podstawa prawna.

Pani / Pana dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w związku z przepisem szczególnym na podstawie ustawy o ewidencji ludności:

• przez Prezydenta Miasta Gliwice - w celu wprowadzenia Pani/Pana danych do rejestru PESEL, udostępniania z niego Pani/Pana danych oraz prowadzenia rejestru mieszkańców, udostępniania z niego Pani/Pana danych, wydawania decyzji administracyjnych w sprawach realizacji obowiązku meldunkowego.
• przez Ministra Cyfryzacji i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – w celu prowadzenia ewidencji ludności na terenie Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie danych identyfikujących tożsamość oraz status administracyjnoprawny osób fizycznych wprowadzanych do rejestru PESEL.

Odbiorcy danych.

Odbiorcami danych są podmioty przetwarzające dane:

• Centrum Personalizacji Dokumentów – w zakresie udostępniania danych z rejestru PESEL w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r.
• Centralny Ośrodek Informatyki – w zakresie technicznego utrzymania rejestru PESEL i jego rozwoju w imieniu Ministra Cyfryzacji;
• podmiot świadczący usługi w zakresie utrzymania i serwisu systemu obsługującego rejestr mieszkańców – COIG S.A. ul. Mikołowska 100, 40-065 Katowice.

Pani/Pana dane osobowe udostępnia się podmiotom:

1. służbom; organom administracji publicznej; sądom i prokuraturze; komornikom sądowym; państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych;
2. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny;
3. osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes faktyczny w otrzymaniu danych, pod warunkiem uzyskania Pani /Pana zgody;
4. jednostkom organizacyjnym, w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej, jeżeli po wykorzystaniu dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli ustalić tożsamości osób, których dane dotyczą;

przez:

• Prezydenta Miasta Gliwice – z rejestru mieszkańców w trybie indywidualnych zapytań oraz zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-4, z rejestru PESEL w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 1-3;
• Ministra Cyfryzacji – z rejestru PESEL w trybie zapewnienia do danych dostępu online - podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1 oraz w trybie indywidualnych zapytań podmiotom wskazanym w pkt 4;
• Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji - z rejestru PESEL, w zakresie wniosków o udostępnienie danych złożonych przed 1 lipca 2019 r., w imieniu Ministra dane udostępnia podmiotom wskazanym powyżej w pkt 1-3 w trybie indywidualnych zapytań Centrum Personalizacji Dokumentów.

Pani/Pana dane Prezydent Miasta Gliwice udostępnia także stronom postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ustawy o ewidencji ludności i Kodeksu postępowania administracyjnego, których jest Pan/Pani stroną lub uczestnikiem w trybie udostępnienia akt tych postępowań.

Okres przechowywania danych.

Zgodnie z art. 12a ustawy o ewidencji ludności dane osobowe zgromadzone w rejestrze mieszkańców oraz w rejestrze PESEL przetwarzane są bezterminowo. Dane zgromadzone w formie pisemnej są przetwarzane zgodnie z klasyfikacją wynikająca z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.):

• dokumentacja spraw z zakresu ewidencji ludności po 50 latach jest oceniana pod kątem możliwości zniszczenia natomiast dotycząca aktualizacji danych w ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach;
• dokumentacja spraw meldunkowych niszczona jest po 10 latach;
• dokumentacja spraw związanych z udostępnianiem danych i wydawaniem zaświadczeń z ewidencji ludności niszczona jest po 5 latach.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci.
Prezydent Miasta Gliwice na wniosek zainteresowanej osoby złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym własnoręcznym podpisem lub w postaci elektronicznej, opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, obowiązany jest wydać zaświadczenie zawierające pełny lub częściowy odpis danych dotyczących tej osoby przetwarzanych w rejestrze PESEL lub rejestrze mieszkańców.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru PESEL wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do tych aktów zmiany, a także wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska;
• organ gminy dokonujący rejestracji obowiązku meldunkowego,
• organ gminy wydający lub unieważniający dowód osobisty,
• wojewoda lub konsul RP wydający lub unieważniający paszport
• wojewoda lub minister właściwy do spraw wewnętrznych dokonujący zmian w zakresie nabycia lub utraty obywatelstwa polskiego.

Rejestr mieszkańców zasilany jest danymi z rejestru PESEL.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych.
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy o ewidencji ludności (art. 8 i 10 ustawy). W przypadku działania na wniosek odmowa podania danych przez ich posiadacza skutkuje nie zrealizowaniem żądania nadania lub zmiany numeru PESEL, zameldowania, wymeldowania, rejestracji wyjazdu, powrotu lub udostępnienia danych. Nie wykonanie obowiązku meldunkowego przez cudzoziemców nie będących obywatelami państwa członkowskiego UE lub członkami ich rodzin zagrożone jest karą grzywny.

Wydział:

Kategoria sprawy:

Numer karty