Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Gliwicach

Opis usługi:

Wydział:

Co powinienem wiedzieć?

Wniosek o zmianę imienia i (lub) nazwiska podlega uwzględnieniu, jeżeli jest uzasadniony ważnymi względami, w szczególności gdy

• wnioskodawca nosi imię i (lub) nazwisko ośmieszające albo nielicujące z godnością człowieka, o brzmieniu niepolskim lub nazwisko posiadające formę imienia;
• pragnie zmienić swoje nazwisko na nazwisko, którego używa, lub powraca do nazwiska, które zostało zmienione.

Wniosek składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Osoby zamieszkałe poza granicami kraju mogą złożyć za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej wniosek o zmianę imienia lub nazwiska , wskazując kierownika urzędu stanu cywilnego, któremu wniosek ma być przekazany.

Wniosek może być złożony korespondencyjnie.

Na zmianę imienia, nazwiska dziecka zgodę wyrażają oboje rodzice, dziecko mające 13 lat również wyraża zgodę na zmianę.

Wniosek może złożyć osoba posiadająca obywatelstwo polskie i bezpaństwowiec, jeśli posiada w Polsce miejsce stałego pobytu oraz cudzoziemiec, który uzyskał w Polsce status uchodźcy.

Wniosek  musi zawierać:

• nr PESEL jeżeli został nadany;
• uzasadnienie (nie można ubiegać się o zmianę na nazwisko historyczne, wsławione w dziedzinie kultury, nauki, działalności politycznej, chyba że nazwisko to było w rodzinie), czyli należy podać ważne powody dla których dokonuje się zmiany imienia, nazwiska;
• oświadczenie, że w tej samej sprawie nie składano wcześniej wniosku do innego usc lub nie została wydana decyzja odmowna.
   

Kto może załatwić sprawę?

Osoba zamierzająca zmienić nazwisko, imię.

Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?

Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego od 1 do 30 dni,w  sprawach skomplikowanych 2 miesiące.

Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?

1. Wniosek o zmianę imienia i nazwiska
2. Należy złożyć oświadczenie, że w tej samej sprawie nie złożono wniosku wcześniej do innego kierownika Urzędu Stanu Cywilnego lub nie została wydana już decyzja odmowna.
3. Wskazać kierownika USC gdzie został sporządzony akt urodzenia.
4. Wskazać kierownika gdzie został sporządzony akt małżeństwa.
5. Wskazać kierownika USC gdzie został sporządzony akt urodzenia dziecka.]\
6. Dowód opłaty skarbowej
7. Postanowienie sądu o pozbawieniu władzy rodzicielskiej rodzica, który nie jest wnioskodawcą
8. Orzeczenie sądu zezwalające opiekunowi prawnemu na wystąpienie z wnioskiem o zmianę imienia i nazwiska
9. Inne dokumenty mogące mieć wpływ na rozstrzygnięcie.
10. Wzór pełnomocnictwa
    (Można udzielić pełnomocnictwa do złożenia wniosku (wniosek z poświadczonym notarialnie podpisem wnioskodawcy). Pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.)
     

Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?

Opłata - 37 zł

Wpłat dokonywać można w opłatomatach (zlokalizowanych na parterze w urzędzie na ul. Zwycięstwa 21). Płatności można dokonywać zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką lub przelewem  na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:

Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)    

Opłacie skarbowej nie podlegają decyzje wydane na wniosek o przywrócenie  imienia, nazwiska osobom, którym bezprawnie je zmieniono po 09.05.1945 r.

Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata za zmiane imienia i nazwiska:
37 zł opłata
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.

Jak krok po kroku załatwić sprawę?

Krok 1
Wypełnić wniosek.

Krok 2
Zgłosić się na stanowisku nr 1.

Krok 3
Przedstawić dowód stwierdzający tożsamość; ważny dowód osobisty, paszport.

Krok 4
Wskazać kierownika USC, który sporządził akt stanu cywilnego (w zależności od rodzaju zmiany).

Krok 5
Złożyć dowód wpłaty.

Krok 6
Przedstawić inne dokumenty mogące mieć wpływ na rozstrzygnięcie.

Krok 7
Uzyskać decyzję o zmianie.
Sprawdź możliwość załatwienia tej sprawy elektronicznie przez platformę ePUAP, klikając w link -
Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?

Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Gliwicach
(parter ul. Zwycięstwa 21)

Tel.  32-238-54-54, 32-239-12-88, 32-239-12-80
Fax: 32-239-13-48
usc@um.gliwice.pl

Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?

Wniosek można złożyć korespondencyjnie.
Przebywający za granicą mogą złożyć wniosek w polskim konsulacie i wskazują kierownika USC, któremu wniosek ma być przekazany. Można udzielić pełnomocnictwa do złożenia wniosku. Pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju (wzór pełnomocnictwa do pobrania wyżej - w dziale "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty").

Czy można załatwić sprawę elektronicznie?

Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?

1. Ustawa z dnia 17 października 2008r. o zmianie imienia i nazwiska tj. (Dz.U. 2021 poz. 1988)
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. tj. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1904)
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. (Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
4. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29.05.2023 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 1023)
5. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)

Tryb odwoławczy

Do Wojewody Śląskiego w Katowicach za pośrednictwem kierownika usc w ciągu 14 dni od daty doręczenia odmowy.

Skargi i wnioski

Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.

• Formularz skargi
• Formularz wniosku

Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego

Bezpieczeństwo danych osobowych

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

Tożsamość administratora
Administratorami są:

1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach, mający siedzibę w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21.

Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydentem Miasta w Gliwicach można się skontaktować poprzez adres email usc@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna
Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:

• sporządzenia aktu urodzenia dziecka
• sporządzenia aktu małżeństwa
• sporządzenia aktu zgonu
• przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
• przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
• przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
• przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
• przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
• wydania odpisu aktu stanu cywilnego
• wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
• wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
• realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego
• dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
• realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
• realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
• dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
• wydania dokumentów z akt zbiorowych
• zameldowania
• nadania numeru PESEL.

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Odbiorcy danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

Okres przechowywania danych
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego
przechowuje przez okres:

1. 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
2. 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca
popełnienia domniemanego naruszenia.

Źródło pochodzenia danych osobowych
Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

• kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
• kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Kategoria sprawy:

Numer karty