Opis usługi:
Wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru usc /Transkrypcja aktu/Wydział:
Urząd Stanu CywilnegoCo powinienem wiedzieć?
Akt stanu cywilnego sporządzony za granicą może być wpisany do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby lub z urzędu.
Transkrypcja zagranicznego aktu polega na wiernym przepisaniu jego treści, uwzględniając tyko te dane które przewiduje prawo polskie. Natomiast akt, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek strony.
Transkrypcja aktu zagranicznego to czynność materialno-techniczna wybranego kierownika USC.
Nie można transkrybować aktu zagranicznego, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności, zawiera poprawki, skrobania jest zniszczony, nieczytelny.
Nie jest również dopuszczalne, aby transkrybować ten sam akt dwukrotnie na terenie tego samego kraju.
Transkrypcji można dokonać bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Zagraniczny akt można wpisać bez względu na jego datę wystawienia i datę zdarzenia którego akt dotyczy. Prawo polskie nie przewiduje obowiązku wpisu aktu zagranicznego.
W sprawach meldunkowych oraz nadawania numeru PESEL dla urodzonych za granicą informacji udzielają Biura Meldunkowe i Dowodów Osobistych oraz Paszportowe.
Kto może załatwić sprawę?
Osoba, której dotyczy zagraniczny akt stanu cywilnego.
Wnioskodawca może ustanowić pełnomocnika. Pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.
Ile trwa załatwienie sprawy w urzędzie?
Bez zbędnej zwłoki, każda sprawa będzie rozpatrywana indywidualnie, po zebraniu niezbędnej dokumentacji.
Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty?
Wniosek o wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego zagranicznego aktu – według rodzaju aktu:
- Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu urodzenia
- Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu małżeństwa
- Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu zgonu
- Oryginał aktu zagranicznego wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Nie wymaga tłumaczenia akt wydany na druku wielojęzycznym (z krajów UE).
- Dokumenty stwierdzające tożsamość (ważny dowód osobisty lub paszport).
- Wzór pełnomocnictwa
(Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.)
WAŻNE:
Zagraniczne dokumenty urzędowe (akty stanu cywilnego, zaświadczenia, dokumenty sądowe) przedstawiane kierownikowi USC wymagają wcześniejszej legalizacji lub klauzuli aposttille.
Dokumenty wystawione przez państwa należące do Unii Europejskiej nie wymagają legalizacji ani klauzuli apostille.
Legalizacji nie wymagają dokumenty wystawione w państwach, które są stronami konwencji haskiej z 05.10.1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Dokumenty pochodzące z państw stron tej konwencji wymagają jedynie klauzuli apostille.
Wykaz państw będących stronami Konwencji Haskiej
Jakie opłaty należy ponieść i jak to zrobić?
Za wydanie odpisu zupełnego po wpisaniu aktu zagranicznego - 50 zł
Za wydanie odpisu zupełnego po odtworzeniu aktu - 39zł
Opłatę należy wnieść równocześnie z wnioskiem.
W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa) - przykłady wielości stosunków pełnomocnictwa.
Zwolnione z opłaty skarbowej są między innymi dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia, poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu - wykaz stawek oraz zwolnień z opłaty skarbowej.
Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.
Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w opłatomatach (zlokalizowanych na parterze w urzędzie na ul. Zwycięstwa 21). Płatności można dokonywać zarówno kartą płatniczą, jak i gotówką lub przelewem na rachunek bankowy w Banku Millennium S.A.:
Urząd Miejski w Gliwicach
Bank Millennium S.A. nr: 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055
(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
IBAN; PL 48 1160 2215 1108 0410 0000 0055:
BIC (SWIFT); BIGBPLPW)
Opłaty można dokonać on-line. W tym celu należy kliknąć w link, który przekieruje do strony płatności internetowych obsługiwanych przez Autopay S.A., gdzie będzie można dokonać zapłaty wskazanej kwoty:
Opłata za wpis zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru USC/Transkrypcja aktu:
50 zł Za wydanie odpisu zupełnego po wpisaniu aktu zagranicznego
39 zł Za wydanie odpisu zupełnego po odtworzeniu aktu
Opłata alternatywna:
17 zł Opłata skarbowa za pełnomocnictwo
Otrzymane w formie wiadomości e-mail potwierdzenie płatności należy wydrukować i przedstawić w urzędzie podczas załatwiania sprawy.
Jak krok po kroku załatwić sprawę?
Krok 1
Przygotować stosowne dokumenty.
Krok 2
Zgłosić się do USC.
Krok 3
Wnieść opłatę skarbową.
Krok 4
Wypełnić stosowny wniosek o wpisanie zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanu cywilnego w zależności od rodzaju aktu.
Krok 5
Złożyć dokumenty na stanowisku „Rejestracja zagranicznych aktów urodzeń, małżeństw, zgonów i rozwodów”.
Krok 6
Sporządzenie aktu stanu cywilnego.
Krok 7
Wydanie odpisu zupełnego z akt.
Jak mogę uzyskać odpowiedź na dodatkowe pytania?
Urząd Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Gliwicach
parter ul. Zwycięstwa 21
Tel. 32-238-54-54 lub 32-238-55-57
Fax: 32-239-13-48
usc@um.gliwice.pl
Czy można załatwić sprawę bez konieczności przychodzenia do urzędu?
Sprawę można załatwić osobiście, korespondencyjnie oraz przez pełnomocnika /pełnomocnictwo pisemne/. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju (wzór pełnomocnictwa do pobrania wyżej - w dziale "Sprawdź czy posiadasz wszystkie wymagane dokumenty").
Przebywający za granicą wniosek o wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego mogą złożyć w polskim konsulacie.
Czy można załatwić sprawę elektronicznie?
Nie, sprawy nie można załatwić elektronicznie.Jakie przepisy prawne regulują załatwienie tej sprawy?
- Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1550 z późn. zm.)
- Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 1378)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego z dnia 9 lutego 2015 r. tj. (Dz.U. z 2016 r. poz. 1904)
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego tj. ( Dz.U. z 2024 r. poz. 572)
- Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej tj. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2111)
Tryb odwoławczy
Do Wojewody Śląskiego w Katowicach za pośrednictwem kierownika usc w ciągu 14 dni od doręczenia odmowy.
Skargi i wnioski
Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać pisemnie pocztą, pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy lub ustnie u wyznaczonego pracownika urzędu.
Skargi i wnioski można składać również pisemnie przy pomocy formularza elektronicznego znajdującego się na platformie ePUAP: Pismo ogólne do podmiotu publicznego
Bezpieczeństwo danych osobowych
Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)
Tożsamość administratora
Administratorami są:
- Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
- Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska
W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach, mający siedzibę w Gliwicach przy ul. Zwycięstwa 21.
Dane kontaktowe administratora
Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl lub formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt albo pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.
Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydentem Miasta w Gliwicach można się skontaktować poprzez adres email usc@um.gliwice.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych
Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego - Prezydent Miasta w Gliwicach wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez adres email iod@um.gliwice.pl
Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
Cele przetwarzania i podstawa prawna
Pani / Pana dane mogą być przetwarzane w celu:
- sporządzenia aktu urodzenia dziecka
- sporządzenia aktu małżeństwa
- sporządzenia aktu zgonu
- przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
- przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
- przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
- przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
- przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
- wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
- wydania odpisu aktu stanu cywilnego
- wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą
- wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
- sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
- realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego
- dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą
- realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
- realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach
- realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
- dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
- wydania dokumentów z akt zbiorowych
- zameldowania
- nadania numeru PESEL.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.
Odbiorcy danych
Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby.
Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.
Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.
Okres przechowywania danych
Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego
przechowuje przez okres:
- 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;
- 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.
Prawa podmiotów danych
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca
popełnienia domniemanego naruszenia.
Źródło pochodzenia danych osobowych
Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:
- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;
- kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.
Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.