Pisemna interwencja rzecznika w konkretnej sprawie podejmowana jest po wyczerpaniu przez konsumenta toku postępowania wynikającego z ustawy lub zawartej umowy (np. zgłoszenie reklamacji, wezwanie do wykonania umowy).
Rzecznik Konsumentów występuje z interwencją pisemną na wniosek konsumenta. Wniosek powinien zawierać:
- imię, nazwisko oraz adres konsumenta,
- dane identyfikacyjne firmy z którą została zawarta umowa,
- opis okoliczności sprawy,
- zastrzeżenia, wątpliwości wnioskodawcy w zachowaniu/stanowisku przedsiębiorcy oraz argumenty potwierdzające ich słuszność,
- propozycję rozwiązania sporu, żądania wnioskodawcy.
Do wniosku należy dostarczyć kopie dokumentów dot. kwestii spornej. Przede wszystkim:
- dowód potwierdzający zawarcie między konsumentem i przedsiębiorcą umowy cywilnoprawnej,
- dokumenty stwierdzające fakt zgłoszenia reklamacji,
- inne dokumenty dotyczące sprawy.
W przypadku przesyłania kopii umów, dokumentów, pism reklamacyjnych, które zawierają dane osób trzecich, których wniosek nie dotyczy prosimy o ich anonimizację.
Bezczynność konsumenta.
W przypadku przesłania niekompletnego wniosku, wniosku bez załączników, braku niezbędnych dowodów, bądź konieczności przedstawienia dodatkowych wyjaśnień Rzecznik Konsumentów wzywa do uzupełnienia bądź przedstawienia dalszych wyjaśnień. W przypadku braku kontaktu ze strony konsumenta sprawa pozostaje bez biegu.
Rzecznik Konsumentów wysyła wystąpienie do przedsiębiorcy wyznaczając mu 14 dniowy termin na odpowiedź. Termin nie jest terminem ustawowym. W przypadku braku odpowiedzi na pismo Rzecznika Konsumentów wysyła się do przedsiębiorcy ponaglenie. Treść wystąpienia przesyłana jest do konsumenta listownie.